ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL PROCESO DE COBRANZA

Segmenta de tu base de datos de deudores

Dividir a los clientes por diferentes tipos y rasgos es hacerlo de forma inteligente cuando se quiere de alguna manera sistematizar la gestión del recaudo de tu dinero.

Cada acción de cobro debe estar pensada de acuerdo a ciertos aspectos inherentes

• Monto de la deuda.
• Antigüedad del cliente.          
• Antigüedad de la deuda.
• Tipo de servicio o producto.

Con base a lo anterior, se pueden empezar a diseñar las acciones que se llevarán a cabo, como guiones, información que se les presentará, lo que se les dirá a sus colaboradores sobre la estrategia, canales de comunicación con los clientes, entre otros.

Definir guiones para cada segmento

Con la idea de la base de datos segmentada el paso a seguir es hacer guiones específicos para cada uno de ellas.

Debemos tener en cuenta los diferentes contextos que puedan presentarse de acuerdo a las características del cliente o de la deuda.

Un factor que puede ayudar mucho a mejorar tu estrategia de cobranza es la grabación y automatización de llamadas, ya que ello te permitirá establecer mejor diálogos e interacciones con el deudor

 Otros ítems que ayudan a mejorar los guiones segmentados

• Dar mayor contexto a tu auxiliar de cobranza para dar respuestas más acertadas y profesionales.
• Reducir los tiempos de entrenamientos y capacitaciones.
• Elaborar estándares de tiempo para las llamadas para cada segmento.
• Optimizar los diálogos que produzcan mejores resultados.

Llamadas salientes automáticas

Una buena estrategia de cobranzas en cualquier tipo de empresa debe contar y principalmente en estos tiempos, con plataformas de automatización si se quiere alcanzar los niveles más altos de productividad porque la marcación manual, tus asistentes en cobranza tendría que hacer llamada tras llamada y procesar cada contacto uno por uno, y de acuerdo al resultado de la misma conexión exitosa, número ocupado o buzón de voz se realizan las acciones pertinentes.

Esto ya no tiene mucho sentido para las campañas de cobro, por la lentitud y la desorganización que esto provoca.

Existen sistemas automatizados como el predictivo o el progresivo que ayudan a ser más eficiente esta labor, hallando por sí solo números telefónicos de la base de datos, haciendo la llamada y solo pasarla al operador si en realidad son efectivas, es decir, descarta las ocupadas o inválidas.

Adoptar la firma electrónica

La burocracia y las autorizaciones por firma son quizá uno de los problemas que más presión les da a los encargados del departamento de cobros. Ya que, muchas veces para ejecutar campañas de cobranzas o, quizá para ejecutar una orden de cobro se requiere de aprobaciones por parte de los jefes o gerentes del departamento.

Con la firma electrónica esto ya no tiene por qué ser así y gracias a la tecnología es posible que todos esos procesos administrativos necesarios en tu empresa se simplifiquen y agilicen en cuestión de minutos. Y podrás aprobar y ejecutar las transacciones desde cualquier lugar o momento.

Una herramienta

DocuSign Payments

Esta herramienta es muy novedosa y realmente productiva que te permitirá cerrar las negociaciones con clientes y hacer los cobros en la misma transacción.

Uno de los problemas más frecuentes a la hora de comprar productos o servicios se trata de la confirmación de pago.

Con esta herramienta, podrás darle un giro a tu proceso al integrar una plataforma de pago dentro de la misma en que realizas el acuerdo de compra.

Con el uso de esta herramienta se puede agilizar el flujo de trabajo y, no solo evitarás tener que agregar a este cliente a una lista de deudores en el futuro, sino que este recibirá su pedido en un tiempo más corto ya que la orden se procesa automáticamente.

Desde la misma herramienta tu cliente ingresará sus datos para realizar los pagos, luego de aprobar el acuerdo y el registro se incluye en tu base de datos automáticamente. Así, eliminarás los costos, retrasos y posibles deudas.